Bakers + Baristas Conecta las Operaciones de Café en 62 Ubicaciones a un Solo Sistema

Simplemente comprar una nueva máquina de espresso en una cadena de cafeterías de múltiples ubicaciones no estandariza la calidad del café.

La máquina, el molinillo, la receta, la formación de los empleados, el servicio técnico y el control de calidad deben operar dentro del mismo sistema.

El nuevo programa de café de Bakers + Baristas que abarca 62 ubicaciones en el Reino Unido e Irlanda se centra precisamente en este punto.

La cadena consolidó una parte significativa de sus operaciones bajo una única solución, desde el suministro de café hasta el equipo, la formación de baristas y el servicio técnico, como parte de un acuerdo estratégico de cinco años con Miko Coffee. Se anunció que el despliegue a nivel nacional se completó en ocho semanas.

¿Qué se estableció simultáneamente en 62 ubicaciones?

El equipo principal de espresso anunciado como parte del programa incluye:

• 43 máquinas de espresso Rancilio Invicta de tres grupos

• 3 máquinas de espresso Rancilio Invicta de dos grupos

• Molinillos Eureka Helios 65 y 75

• Molinillos Eureka Mignon para descafeinado

• Tamper automáticos Eureka

• Equipo de batido en frío y mezclador Magrini

• Calentadores de agua Marco

Estos fueron establecidos.

Hay un detalle importante aquí.

El despliegue cubre la propiedad de 62 ubicaciones, pero el número de nuevas máquinas de espresso anunciadas es 46.

Por lo tanto, no es preciso concluir que se instaló una nueva máquina de espresso en cada ubicación. Es posible que algunas tiendas hayan mantenido el equipo existente o solo hayan reemplazado el equipo auxiliar; el anuncio público no proporciona distribución en base a cada tienda.

4 millones de tazas al año complican la estandarización

Bakers + Baristas afirma que se sirven aproximadamente 4 millones de tazas de café anualmente en sus 62 ubicaciones.

Incluso una pequeña desviación en la calidad a este volumen puede llevar a resultados significativos cuando se escala.

Por ejemplo, si la configuración del molinillo es diferente en una tienda, la extracción cambia.

Si no se mantiene el estándar de dosificación:

el costo del café,
el perfil de sabor,
el tiempo de servicio
y la consistencia de la receta

pueden verse afectados simultáneamente.

Por lo tanto, una de las principales ventajas de la estandarización del equipo en cadenas de múltiples ubicaciones es que los empleados ven el mismo sistema en diferentes tiendas.

Si un barista se traslada de una ubicación a otra y la máquina y el flujo de trabajo no cambian completamente, la formación puede escalarse más fácilmente.

Despliegue completado en ocho semanas

Es notable que el programa que abarca 62 ubicaciones se completó en solo dos meses.

En proyectos de despliegue de equipos, el principal riesgo no es llevar físicamente la máquina a la tienda.

El cambio debe hacerse con la menor pérdida de ventas posible.

En cada ubicación:

la eliminación del equipo antiguo,
la instalación de nuevas máquinas,
la verificación de conexiones de agua y electricidad,
la calibración del molinillo,
el ajuste de la receta
y la formación de los empleados

son parte del mismo cronograma.

A medida que el despliegue se extiende en una cadena, el período de transición durante el cual dos sistemas diferentes operan simultáneamente entre las tiendas también se alarga.

La implementación de ocho semanas parece haber limitado este período de transición; sin embargo, la empresa no compartió datos sobre el tiempo de inactividad o el tiempo de instalación por tienda.

El servicio técnico está en el centro del acuerdo

El precio de compra del equipo de café es solo una parte del costo total.

El tiempo de inactividad de la máquina puede ser un problema mayor.

Miko afirma que tiene 30 ingenieros de campo, un taller dedicado y un equipo de planificación de servicios en todo el Reino Unido para apoyar el programa.

Esta estructura es particularmente importante para cadenas de múltiples ubicaciones.

Cuando una máquina de espresso se descompone, el problema no es solo la factura de mantenimiento.

Una ubicación puede:

perder ventas de café de alto margen,
reducir la velocidad del servicio,
cerrar una sección del menú
y alterar la experiencia del cliente.

Por lo tanto, durante el proceso de adquisición de equipos, es esencial cuestionar no solo las especificaciones técnicas de la máquina, sino también la capacidad de nivel de servicio.

Un estándar de máquina única puede simplificar la gestión de piezas de repuesto

Utilizar la misma o similar familia de equipos en toda la propiedad puede proporcionar otras ventajas operativas.

En una cadena que utiliza muchas máquinas de espresso diferentes, el equipo técnico tiene que lidiar con:

diferentes piezas,
diferentes procedimientos de mantenimiento,
diferentes interfaces de usuario
y diferentes documentos de formación.

La estandarización puede reducir esta complejidad.

Además, el equipo de compras central puede hacer que los contratos de mantenimiento, los consumibles y las necesidades de piezas de repuesto sean más predecibles.

Sin embargo, no se han divulgado datos sobre el resultado financiero de esto en el acuerdo de Bakers + Baristas. Por lo tanto, no se puede afirmar que se hayan realizado costos de mantenimiento más bajos como resultado.

La formación se distribuye a través del modelo “Train the Champion”

La segunda fase del despliegue es la formación de empleados.

Miko está implementando el programa “Train the Champion” para Bakers + Baristas. El modelo tiene como objetivo equipar a ciertos miembros del equipo en cada ubicación con conocimientos y habilidades avanzadas para mantener los estándares de café. Se indica que el programa será respaldado por auditorías de calidad regulares y formación de actualización.

Este modelo es notable para empresas de múltiples ubicaciones.

El formador central no puede llegar continuamente a cada nuevo empleado en 62 tiendas.

Por lo tanto, crear “campeones” o formadores locales distribuye la transferencia de conocimiento.

Sin embargo, hay un riesgo significativo para el sistema:

cuando un campeón se va, el nivel de conocimiento en la tienda puede disminuir.

Por lo tanto, hay una necesidad no solo de la persona, sino también de documentación y sistemas de control de calidad medibles.

La calibración debe hacerse más frecuentemente que la formación

La formación en espresso no debe verse como una certificación única.

Los granos:

cambian a medida que envejecen,
a medida que cambian la temperatura y la humedad,
y a medida que se desgastan los burrs del molinillo.

Por lo tanto, el estándar principal para una cadena de múltiples ubicaciones no debe ser “la misma configuración de molinillo en cada tienda”.

Una estandarización más precisa debe basarse en:

dosis específica,
proporción de preparación,
tiempo de extracción
y objetivo sensorial.

El barista debe poder ajustar el molinillo diariamente según sea necesario para obtener el mismo resultado.

El suministro de café también se incluyó en el sistema único

El acuerdo con Miko no se limita al hardware.

Bakers + Baristas utiliza Puro Fairtrade Organic Coffee como su nuevo café principal y también afirma que ha agregado productos Portioli para descafeinado.

El propio sitio de Bakers + Baristas también describe sus ofertas de café actuales como orgánicas y de comercio justo.

La empresa y el proveedor afirman que el café Puro se obtiene de pequeños productores en Perú, Honduras y Etiopía y apoya proyectos de World Land Trust. Dado que estas son declaraciones de marca y proveedor, no deben evaluarse como mediciones de impacto independientes sobre el rendimiento del producto o los resultados de sostenibilidad.

Un tema operativo más concreto es que el café, el equipo y la formación son coordinados por el mismo socio.

El modelo de proveedor único es ventajoso pero puede crear dependencia

El modelo integrado puede simplificar la gestión para la cadena.

Un solo socio proporciona:

café,
equipo,
servicio técnico,
formación,
desarrollo de menús
y garantía de calidad.

En este caso, la necesidad de coordinación entre diferentes proveedores disminuye.

Sin embargo, un acuerdo de cinco años también puede crear una alta dependencia del proveedor.

El negocio debe aclarar los siguientes temas durante la fase de contrato:

tiempo de respuesta del servicio,
política de máquinas de repuesto,
mecanismo de revisión de precios,
especificación de calidad del café,
frecuencia de formación,
condiciones de salida del contrato.

Las fuentes públicas no divulgan los precios comerciales o los detalles del SLA del acuerdo Bakers + Baristas–Miko.

El nuevo equipo por sí solo no prueba la eficiencia

El proveedor de equipos y el negocio tienen como objetivo que el nuevo sistema mejore la calidad y la fiabilidad operativa.

Sin embargo, hasta ahora después del despliegue:

tiempo promedio de ticket de bebida,
tasa de desperdicio,
tiempo de inactividad de la máquina,
crecimiento de ventas de café,
satisfacción del cliente
o cumplimiento de la formación

no se han publicado datos.

Por lo tanto, declaraciones como “el nuevo equipo aceleró el servicio” o “mejoró la calidad del café” no son resultados verificados en esta etapa.

Estos solo pueden ser medibles si se publican KPI comparativos.

¿Qué significa para las empresas de café de múltiples ubicaciones en Turquía?

A medida que las cadenas de cafeterías y los formatos de panadería-cafetería crecen en Turquía, el parque de equipos se vuelve más complejo.

La diversidad que es manejable en 10 tiendas puede crear problemas en 50 tiendas.

Para un negocio que planea un nuevo despliegue, simplemente comparar:

capacidad de caldera,
número de grupos
y precio

no es suficiente.

Al menos los siguientes seis encabezados deben evaluarse juntos:

Red de servicio: ¿Cuánto tiempo se tarda en intervenir cuando hay una falla?

Formación: ¿Cómo se mantiene el estándar para los nuevos empleados?

Piezas de repuesto: ¿Las piezas críticas están en stock en Turquía?

Estandarización: ¿Toda la propiedad puede implementar el mismo objetivo de receta?

Tiempo de inactividad: ¿Cuál es el plan alternativo cuando la máquina está apagada?

Costo total de propiedad: ¿Cuánto costará el mantenimiento, las piezas y el servicio en cinco años?

El precio de la máquina es solo el comienzo de este cálculo.

Opinión de Stafflink

En nuestra opinión, el detalle más importante en el proyecto de Bakers + Baristas no son las 46 nuevas máquinas de espresso; es la integración del café, el equipo, el mantenimiento, la formación y el control de calidad en un solo plan de despliegue.

En los negocios de café de múltiples ubicaciones, el problema a menudo no es "no poder encontrar una buena máquina."

Se trata de hacer funcionar un sistema bien diseñado en una tienda al mismo nivel en 60 tiendas.

La estandarización del equipo puede reducir este problema; sin embargo, esto solo puede suceder si el servicio técnico y la formación de los empleados escalan al mismo ritmo.

Por lo tanto, la máquina de espresso adecuada para una cadena no es solo una máquina que produce un buen espresso.

Es una máquina que puede ser atendida rápidamente cuando se descompone en la 62ª ubicación y puede ser utilizada correctamente por un nuevo empleado.