Vardiya planlama · İşletmeler ve çalışanlar
Restoran, otel ve kafeler için vardiya planlama uygulaması
StaffLink, hizmet sektöründeki işletmelerin haftalık vardiya programını tek bir takvimde hazırlayıp yayınlamasını sağlar; çalışanlar vardiyalarını uygulamada görür, açık vardiyaları kabul eder, takas veya izin talebini buradan iletir. Program yayınlanmadan önce çakışmalar ve haftalık çalışma süresi aşımları kontrol edilir.
Kısaca
- Hafta, ay ve liste görünümlü vardiya takvimi; departman ve lokasyona göre filtreleme.
- Sık kullanılan vardiyalar şablon olarak kaydedilir (saat, mola, kapasite, saatlik ücret, renk).
- Yayın öncesi çakışma kontrolü ve kişi bazlı haftalık saat limiti uyarısı (varsayılan 45 saat).
- Açık vardiya: atanmamış vardiya oluşturulur, uygun çalışanlara bildirim gider, ilk kabul eden atanır.
- Çalışanlar iptal, takas, hastalık, geç kalma ve izin taleplerini uygulamadan gönderir; yönetici onaylar.
Vardiya planlama nasıl çalışır?
İşveren panelindeki Vardiya Takvimi ve Personel Programı ekranları üzerinden işleyen akış:
Ekibinizi ve lokasyonlarınızı ekleyin
Çalışanlarınızı ekibe davet edin, departman ve şube/lokasyon tanımlayın. Her çalışan için haftalık çalışma saati limiti belirlenebilir; belirtilmezse 45 saat esas alınır.
Vardiya şablonlarını oluşturun
"Sabah servisi 08:00–16:00, 30 dk mola" gibi sık kullandığınız vardiyaları şablon olarak kaydedin. Gece vardiyalarında bitiş saati otomatik olarak ertesi güne taşınır.
Programı hazırlayın
Takvimde tek tek vardiya ekleyin, birden fazla çalışana aynı anda grup vardiyası açın ya da her hafta tekrar eden sabit program oluşturun. Atamak istemediğiniz vardiyaları açık vardiya olarak bırakabilirsiniz.
Kontrol edip yayınlayın
Yayınlamadan önce sistem aynı kişiye çakışan vardiyaları ve haftalık limiti aşan planları gösterir. Aşımı fazla mesai olarak bilerek onaylayabilir ya da planı düzeltebilirsiniz. Yayınlanan program çalışanların uygulamasına düşer.
Değişiklikleri talep üzerinden yönetin
Çalışanlar takas, iptal, izin, hastalık veya geç kalma bildirimi gönderir. Takaslarda önce hedef çalışan kabul eder, ardından yönetici onaylar; tüm adımlar talep geçmişinde görünür.
Vardiya gününü takip edin
Çalışanlar iş yerindeki QR kodu okutarak giriş-çıkış yapar. Bugünkü durum ekranında kimin giriş yaptığı, kimin geciktiği ve kimin gelmediği görünür.
Kimler için?
İşletmeler
Programı hazırlayan işletmeler
- Öğle ve akşam servisi olan restoran ve kafeler
- Resepsiyon, kat hizmetleri ve F&B vardiyası dönen oteller
- Gece geç saate kadar açık barlar ve etkinlik/catering ekipleri
- Birden fazla şubesi olan ve programı merkezden görmek isteyen işletmeler
Çalışanlar
Vardiyalı çalışanlar
- Vardiyalarını telefonda görmek ve Google Takvim ile eşitlemek isteyenler
- Ek saat almak için açık vardiyaları kabul etmek isteyenler
- Takas ve izin taleplerini mesajlaşma yerine kayıtlı biçimde iletmek isteyenler
- Yeni bir vardiyalı iş arayanlar — açık ilanlara göz atın
Öne çıkan özellikler
Vardiya takvimi
Hafta, ay ve liste görünümü; departman ve lokasyon filtresi; vardiya durumları (planlandı, onay bekliyor, devam ediyor, tamamlandı, gelmedi).
Vardiya şablonları
Başlangıç-bitiş saati, mola süresi, kapasite, pozisyon, mekân türü, saatlik ücret ve renk ile yeniden kullanılabilir vardiya tipleri.
Sabit ve grup program
Seçilen günlerde her hafta tekrar eden sabit program ya da birden fazla çalışan için tek seferde grup vardiyası.
Çakışma kontrolü
Aynı çalışanın üst üste binen vardiyaları yayın öncesi listelenir; isterseniz bilerek "çakışmaya rağmen oluştur" seçeneğini kullanırsınız.
Haftalık saat limiti uyarısı
Kişi bazında tanımlı haftalık süreyi aşan planlar fazla mesai olarak işaretlenir; onaylamadan yayınlanmaz.
Açık vardiya
Atamasız vardiya için 1–500 arası açık pozisyon belirlenir; uygun çalışanlara bildirim gider ve vardiyayı kabul eden çalışana atanır.
Vardiya talepleri
İptal, takas, hastalık, geç kalma ve izin talepleri; yönetici notu, talep geçmişi ve onay/ret akışı.
Görev ve check-in bağlantısı
Vardiyaya görev listesi eklenir; çalışan QR ile giriş yapınca görevleri ve vardiya süresi kayda geçer. Ayrıntılar: restoran yönetimi.
Vardiya planlarken dikkate alınan yasal sınırlar
StaffLink, kişi bazlı haftalık saat limitini aştığınızda uyarır; ancak yasal uygunluk kontrolünü işverenin yapması gerekir. 4857 sayılı İş Kanunu'ndaki temel kurallar şunlardır (resmî metin):
- Haftalık çalışma süresi en çok 45 saattir (md. 63).
- Fazla çalışma haftalık 45 saati aşan çalışmadır; her saati için normal saat ücretinin %50 fazlası ödenir ve yıllık toplam 270 saati geçemez (md. 41).
- Hafta tatili: yedi günlük dönem içinde en az 24 saat kesintisiz dinlenme verilir (md. 46).
- Ara dinlenmesi: 4 saate kadar işte 15 dakika, 4–7,5 saat arasında 30 dakika, 7,5 saati aşan işte 1 saat (md. 68).
- Gece çalışması (20.00–06.00) kural olarak 7,5 saati geçemez; turizm, özel güvenlik ve sağlık hizmetlerinde işçinin yazılı onayıyla istisna vardır (md. 69).
Excel, WhatsApp ve kâğıtla planlamaya göre farkı
Excel ve WhatsApp küçük ekipler için iş görür. Fark, ekip büyüdükçe ve değişiklik sıklaştıkça ortaya çıkar. Aşağıdaki tablo, iki yöntemin tipik farklarını özetler:
| Konu | Excel / WhatsApp / kâğıt | StaffLink |
|---|---|---|
| Programın paylaşılması | Dosya veya fotoğraf gruba gönderilir; eski sürümler dolaşımda kalabilir. | Yayınlanan program her çalışanın uygulamasında güncel hâliyle görünür. |
| Çakışma ve saat kontrolü | Formüllerle veya gözle kontrol edilir. | Yayın öncesi çakışma listesi ve haftalık limit uyarısı otomatik gelir. |
| Boş vardiyayı doldurma | Tek tek arama veya grup mesajı. | Açık vardiya oluşturulur, uygun çalışanlara bildirim gider, kabul eden atanır. |
| Takas ve izin | Mesajlaşmada kaybolabilir, kimin onayladığı belirsiz kalabilir. | Talep, hedef çalışan yanıtı ve yönetici onayı kayıt altında tutulur. |
| Giriş-çıkış | Ayrı defter veya cihaz. | QR ile giriş-çıkış, vardiya kaydına bağlanır. |
| Maliyet | Araçlar zaten elinizde; ek maliyet yok. | Plan kapsamları için Fiyatlandırma sayfasına bakın. |
| Öğrenme | Ekip zaten biliyor. | Çalışanların uygulamayı kurması ve hesabı açması gerekir. |
Sadece birkaç kişilik, programı nadiren değişen bir işletme için Excel yeterli olabilir. Excel ile başlamak isterseniz vardiya çizelgesi şablonumuzu kullanabilirsiniz.
Fiyat
Hangi özelliğin hangi planda olduğunu ve güncel fiyatları Fiyatlandırma sayfasında görebilirsiniz. Bu sayfadaki fiyat bilgisi genel bilgilendirme amaçlıdır; bağlayıcı olan, Fiyatlandırma sayfasındaki güncel plan içeriğidir.
Çalışanlar
Vardiyalı iş mi arıyorsunuz?
StaffLink'te restoran, otel, kafe, bar ve etkinlik işletmelerinin part-time, günlük ve tam zamanlı ilanlarını görebilir, başvurabilirsiniz. İşe başladığınızda vardiyalarınız, görevleriniz ve açık vardiyalar aynı uygulamada olur.
- Haftalık müsaitliğinizi ve tatil dönemlerinizi profilinize girin.
- Ek gelir için işyerinizdeki açık vardiyaları tek dokunuşla kabul edin.
- Vardiyalarınızı Google Takvim'e eşitleyin, değişiklikleri bildirimle öğrenin.
- Fazla mesai ücretinizi fazla mesai hesaplayıcı ile kontrol edin.
Vardiya planlama hakkında sık sorulan sorular
Restoran için vardiya planlama uygulaması ne işe yarar?
Haftalık programı tek yerde hazırlamayı, çalışanlara anında duyurmayı, çakışma ve fazla saatleri yayın öncesi görmeyi ve takas/izin gibi değişiklikleri kayıt altında yönetmeyi sağlar. StaffLink bu işleri işveren paneli ve çalışan uygulaması üzerinden yapar.
StaffLink fazla mesaiyi engelliyor mu?
Engellemez, uyarır. Bir çalışanın planlanan haftalık süresi tanımlı limiti (varsayılan 45 saat) aşarsa program yayınlanmadan önce uyarı çıkar; yönetici planı düzeltebilir ya da fazla mesaiyi bilerek onaylayıp yayınlayabilir.
Açık vardiya nedir, nasıl doldurulur?
Henüz kimseye atanmamış vardiyadır. Kaç kişi gerektiğini belirleyip açık vardiya oluşturduğunuzda uygun çalışanlara bildirim gider; çalışan "Vardiyayı kabul et" dediğinde vardiya ona atanır.
Çalışanlar vardiya takası yapabilir mi?
Evet. Çalışan takas talebini gönderir, önce takas yapılacak çalışan kabul eder, ardından yönetici onaylar veya reddeder. Talebin her adımı geçmişte görünür.
Gece vardiyası planlanabiliyor mu?
Evet. Gece vardiyası seçildiğinde bitiş saati ertesi güne taşınır ve süre doğru hesaplanır. Gece çalışmasıyla ilgili yasal sınırları (İş Kanunu md. 69) işverenin ayrıca gözetmesi gerekir.
Birden fazla şubenin programını ayrı ayrı yönetebilir miyim?
Vardiyalar lokasyon ve departmana göre oluşturulup filtrelenebilir. Zincir işletme modunda şubeler ve şube yöneticileri ayrıca tanımlanır.
Çalışanlar vardiyalarını nerede görür?
StaffLink uygulamasındaki vardiya takviminde. İsteyen çalışan Google hesabını bağlayarak vardiyalarını ve tarihli görevlerini Google Takvim'de de görebilir.
Excel'den StaffLink'e geçmek zorunda mıyım?
Hayır. Küçük ve sabit programlı ekipler için Excel yeterli olabilir. Excel ile devam edecekseniz vardiya çizelgesi şablonu saatleri otomatik toplar ve CSV/PDF çıktısı verir.
Vardiya planlama hangi planlarda var?
Plan kapsamları ve güncel fiyatlar Fiyatlandırma sayfasındadır.
Bu haftanın programını StaffLink'te hazırlayın
İşveren hesabı açın, ekibinizi davet edin ve ilk programınızı yayınlayın.
İlgili sayfalar
- Vardiya çizelgesi şablonu →Haftalık çizelgeyi tarayıcıda hazırlayın, saatleri otomatik toplayın, Excel/PDF olarak alın.
- Restoran vardiya planlama rehberi →Adil ve yasal sınırlara uygun rota hazırlama adımları.
- Excel ve WhatsApp yerine vardiya uygulaması →Ne zaman Excel yeterli, ne zaman uygulama gerekir?
- Restoran yönetimi →Reçete maliyeti, görevler, QR ile giriş-çıkış ve şubeler.
- Acil personel →Aynı gün personel ihtiyacı için Acil Mod.
- Fazla mesai hesaplayıcı →Brüt saatlik ücret ve haftalık fazla çalışma ücretini hesaplayın.