Veri Saklama ve İmha Politikası

STAFFLINK VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

Kişisel Verilerin Saklanması, Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesi Politikası

Versiyon: 1.0
Yayın Tarihi: [●]
Yürürlük Tarihi: [●]

1. Amaç

İşbu Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Stafflink Teknoloji ve Yazılım A.Ş. (“Stafflink” veya “Şirket”) tarafından işlenen kişisel verilerin hangi sürelerle saklanacağını, saklama süresi dolan veya işleme amacı ortadan kalkan kişisel verilerin nasıl silineceğini, yok edileceğini veya anonim hale getirileceğini açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.

Bu Politika; Stafflink’in stafflinkapp.com internet sitesi, Stafflink mobil uygulaması, web panelleri, aday, işveren, eğitmen, tedarikçi, çalışan, ziyaretçi, üçüncü kişi ve diğer kullanıcı süreçleri kapsamında işlenen kişisel veriler için uygulanır.

2. Kapsam

Bu Politika aşağıdaki kişilere ait kişisel verileri kapsar:

1. Aday / iş arayan kullanıcılar,
2. İşveren / işletme yetkilileri,
3. Eğitmenler,
4. Tedarikçiler / iş ortağı temsilcileri,
5. Çalışan kullanıcılar,
6. Ziyaretçiler,
7. Referans kişiler ve diğer üçüncü kişiler,
8. Stafflink’e başvuran çalışan adayları,
9. Stafflink çalışanları, stajyerleri ve danışmanları,
10. Tedarikçiler, hizmet sağlayıcılar ve iş ortakları,
11. Destek talebi, şikâyet, itiraz veya KVKK başvurusu ileten kişiler.

Bu Politika; elektronik ortamda veya fiziksel ortamda işlenen tüm kişisel veriler için geçerlidir.

3. Dayanak

Bu Politika, başta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) olmak üzere, ilgili ikincil mevzuat, Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararları, Türk Borçlar Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, Vergi Usul Kanunu, iş hukuku mevzuatı, tüketici mevzuatı, elektronik ticaret mevzuatı, özel istihdam bürosu ve istihdam aracılığına ilişkin mevzuat ve ilgili diğer düzenlemeler dikkate alınarak hazırlanmıştır.

4. Tanımlar

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi ifade eder.

Özel Nitelikli Kişisel Veri: KVKK’da özel olarak sayılan ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep, kılık kıyafet, dernek/vakıf/sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti, güvenlik tedbiri, biyometrik ve genetik verileri ifade eder.

İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi ifade eder.

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen Stafflink Teknoloji ve Yazılım A.Ş.’yi ifade eder.

Veri İşleyen: Stafflink adına kişisel veri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.

Silme: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini ifade eder.

Yok Etme: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini ifade eder.

Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade eder.

Saklama Süresi: Kişisel verilerin işleme amacı, hukuki yükümlülük, meşru menfaat veya ilgili mevzuat gereği saklanacağı süreyi ifade eder.

5. Genel İlkeler

Stafflink, kişisel verilerin saklanması ve imhasında aşağıdaki ilkelere uygun hareket eder:

1. Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk,
2. Doğru ve gerektiğinde güncel olma,
3. Belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme,
4. İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma,
5. İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme,
6. Saklama süresi sona eren verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme,
7. Gereksiz veri tutmama,
8. Yetkisiz erişime karşı teknik ve idari güvenlik önlemleri alma,
9. Açık rıza geri çekildiğinde ilgili veri işleme faaliyetini durdurma,
10. Veri sahibi taleplerini mevzuata uygun şekilde değerlendirme.

6. Kişisel Verilerin Saklanmasını Gerektiren Sebepler

Stafflink, kişisel verileri aşağıdaki sebeplerle saklayabilir:

1. Kullanıcı üyeliğinin devam etmesi,
2. Stafflink hizmetlerinin sunulması,
3. Sözleşmenin kurulması veya ifası,
4. İş ve staj başvuru süreçlerinin yürütülmesi,
5. Aday havuzu, CV, profil ve başvuru kayıtlarının yönetilmesi,
6. İşveren, işletme, eğitmen, tedarikçi ve çalışan modüllerinin işletilmesi,
7. Eğitim, sınav ve sertifika süreçlerinin yürütülmesi,
8. Tedarik katalog/vitrin süreçlerinin sürdürülmesi,
9. Vardiya, görev, izin, müsaitlik ve çalışan hesaplarının yönetilmesi,
10. Ödeme, fatura, abonelik ve muhasebe kayıtlarının tutulması,
11. Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
12. Yetkili kamu kurumlarından gelen taleplerin karşılanması,
13. İŞKUR ve ilgili mevzuat kapsamındaki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
14. Hukuki uyuşmazlık, savunma ve delil saklama ihtiyaçları,
15. Platform güvenliği, dolandırıcılık ve kötüye kullanımın önlenmesi,
16. Kullanıcı destek, şikâyet ve itiraz süreçlerinin yürütülmesi,
17. Analiz, raporlama, ürün geliştirme ve istatistik çalışmaları,
18. Açık rıza verilen pazarlama, bildirim ve ticari ileti süreçleri.

7. Kişisel Verilerin İmhasını Gerektiren Sebepler

Aşağıdaki hallerde kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:

1. İşleme amacının ortadan kalkması,
2. Saklama süresinin dolması,
3. İlgili kişinin silme/yok etme talebinin kabul edilmesi,
4. Açık rızaya dayalı işlemelerde açık rızanın geri çekilmesi,
5. İlgili mevzuatta saklama zorunluluğunun sona ermesi,
6. Sözleşme ilişkisinin sona ermesi ve saklamayı gerektiren başka sebep kalmaması,
7. Stafflink’in ilgili veriyi işlemeye yönelik meşru menfaatinin sona ermesi,
8. Kişisel verinin yanlışlıkla, gereksiz veya ölçüsüz şekilde işlendiğinin tespit edilmesi.

Silme veya yok etme talebi her durumda derhal yerine getirilmeyebilir. Yasal saklama yükümlülüğü, hukuki uyuşmazlık, ödeme/fatura kaydı, güvenlik kaydı, resmi kurum talebi, savunma hakkı veya meşru menfaat varsa ilgili veriler gerekli süre boyunca saklanabilir.

8. Saklama Süreleri

Aşağıdaki süreler genel rehber niteliğindedir. Kesin saklama süresi; veri kategorisine, işleme amacına, ilgili mevzuata, sözleşme ilişkisine ve hukuki risklere göre değişebilir.

8.1. Aday / İş Arayan Verileri

8.2. İşveren / İşletme Yetkilisi Verileri

8.3. Eğitmen Verileri

8.4. Tedarikçi / İş Ortağı Temsilcisi Verileri

8.5. Çalışan Kullanıcı Verileri

8.6. Ziyaretçi Verileri

8.7. Üçüncü Kişi Verileri

8.8. Destek, Şikâyet ve KVKK Başvuru Kayıtları

8.9. Finansal ve Muhasebe Verileri

9. Hesap Kapatma Sonrası Saklama

Kullanıcı hesabını kapattığında veya silme talebinde bulunduğunda Stafflink, ilgili kişisel verileri kural olarak 30 gün içinde siler, yok eder veya anonim hale getirir.

Ancak aşağıdaki hallerde bazı veriler daha uzun süre saklanabilir:

1. Yasal saklama yükümlülüğü bulunması,
2. Fatura, ödeme, abonelik veya mali kayıt bulunması,
3. Devam eden veya muhtemel hukuki uyuşmazlık bulunması,
4. Şikâyet, dolandırıcılık, güvenlik veya kötüye kullanım incelemesi bulunması,
5. Yetkili kamu kurumundan gelen talep bulunması,
6. İŞKUR veya ilgili mevzuat kapsamında saklama yükümlülüğü bulunması,
7. Sertifika doğrulama veya eğitim erişim hakkı devam etmesi,
8. Tedarik, ilan, başvuru, vardiya veya çalışan yönetimi süreçlerinin yasal/operasyonel olarak takip edilmesi gerekmesi,
9. Stafflink’in haklarının korunması için verinin saklanmasının gerekli olması.

Bu tür veriler, yalnızca saklamayı gerektiren amaçla sınırlı olarak tutulur ve ilgili amaç sona erdiğinde imha edilir.

10. İmha Yöntemleri

Stafflink, kişisel verileri niteliğine ve saklandığı ortama göre aşağıdaki yöntemlerle imha edebilir.

10.1. Silme

Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesidir.

Örnek yöntemler:

1. Veri tabanı kayıtlarının silinmesi,
2. Kullanıcı erişimlerinin kaldırılması,
3. İlgili dosyaların sistemden silinmesi,
4. Yetki ve erişim kayıtlarının kapatılması,
5. Arşiv kayıtlarının temizlenmesi.

10.2. Yok Etme

Kişisel verilerin hiç kimse tarafından erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesidir.

Örnek yöntemler:

1. Fiziksel belgelerin imhası,
2. Dijital dosyaların geri döndürülemez şekilde yok edilmesi,
3. Depolama ortamlarının güvenli şekilde temizlenmesi,
4. Yedek kayıtların imha döngüsü kapsamında yok edilmesi.

10.3. Anonim Hale Getirme

Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

Örnek yöntemler:

1. Kimlik bilgilerinin ayrıştırılması,
2. Maskeleme,
3. Toplulaştırma,
4. Genelleştirme,
5. Rastgeleleştirme,
6. İstatistiksel anonimleştirme.

Anonim hale getirilen veriler; analiz, raporlama, ürün geliştirme, pazar araştırması ve istatistiksel çalışmalar için kullanılabilir.

11. Elektronik Ortamda İmha

Elektronik ortamda saklanan kişisel veriler aşağıdaki yöntemlerle imha edilebilir:

1. Veri tabanı kayıtlarının silinmesi,
2. Dosya sisteminden silme,
3. Bulut depolama kayıtlarının silinmesi,
4. Erişim yetkilerinin kaldırılması,
5. Kriptografik anahtarların yok edilmesi,
6. Log ve arşiv sistemlerinin imha döngüsüne alınması,
7. Yedeklerin periyodik imha sürecine dahil edilmesi.

Yedek sistemlerde bulunan veriler, teknik zorunluluklar nedeniyle anlık olarak silinemeyebilir. Bu veriler yedek imha döngüsü kapsamında yok edilir veya erişime kapatılır.

12. Fiziksel Ortamda İmha

Fiziksel ortamda bulunan kişisel veriler aşağıdaki yöntemlerle imha edilebilir:

1. Evrak imha makinesiyle parçalama,
2. Yakma,
3. Yetkili imha hizmet sağlayıcısına teslim,
4. Fiziksel arşivden çıkarma ve güvenli imha,
5. Okunamaz hale getirme.

Fiziksel imha işlemlerinde mümkün olduğu ölçüde kayıt tutulur.

13. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İmhası

Özel nitelikli kişisel veriler, daha yüksek güvenlik önlemleriyle saklanır ve imha edilir.

Stafflink, özel nitelikli kişisel verileri kural olarak talep etmez. Ancak kullanıcıların kendi tercihiyle CV, profil, mesaj, belge, görev, destek veya sosyal içeriklerde özel nitelikli veri paylaşması halinde, bu veriler ilgili veri kategorisi ve saklama amacı çerçevesinde değerlendirilir.

Özel nitelikli veriler için:

1. Erişim yetkileri sınırlanır,
2. Gereksiz erişimler engellenir,
3. Mümkün olduğunda maskeleme veya ayrıştırma yapılır,
4. Saklama amacı sona erdiğinde öncelikli olarak silme, yok etme veya anonimleştirme uygulanır.

14. Periyodik İmha Süreci

Stafflink, saklama süresi dolan kişisel verileri düzenli aralıklarla gözden geçirir.

Periyodik imha süreci, en geç 6 ayda bir yapılacak şekilde planlanabilir.

Periyodik imha kapsamında:

1. Saklama süresi dolan veriler tespit edilir,
2. Verinin saklanmasını gerektiren başka hukuki sebep olup olmadığı değerlendirilir,
3. İmha yöntemi belirlenir,
4. Silme, yok etme veya anonimleştirme işlemi uygulanır,
5. Gerekli hallerde imha kayıtları tutulur.

15. Kullanıcı Talebi Üzerine İmha

İlgili kişi, KVKK kapsamındaki haklarını kullanarak kişisel verilerinin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini talep edebilir.

Stafflink, bu talebi değerlendirirken:

1. Verinin işlenme amacının devam edip etmediğini,
2. Yasal saklama yükümlülüğü bulunup bulunmadığını,
3. Hukuki uyuşmazlık veya savunma ihtiyacı olup olmadığını,
4. Verinin başka bir veri sorumlusu tarafından işlenip işlenmediğini,
5. Teknik olarak imha edilebilir olup olmadığını,
6. Talebin ilgili kişiye ait olup olmadığını inceler.

Talep kabul edilirse ilgili veri silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Talep tamamen veya kısmen reddedilirse gerekçesi ilgili kişiye bildirilir.

16. Üçüncü Taraflara Aktarılan Veriler

Kişisel verilerin Stafflink tarafından hizmet sağlayıcılara, işverenlere, eğitmenlere, tedarikçilere, işletmelere veya diğer üçüncü taraflara aktarılmış olması halinde, ilgili kişinin silme veya düzeltme talebi mümkün olduğu ölçüde ilgili üçüncü taraflara bildirilir.

Ancak bazı durumlarda üçüncü taraflar kendi veri işleme faaliyetleri bakımından ayrıca veri sorumlusu olabilir.

Örneğin:

1. İşverenin aday CV’sini kendi sistemine kaydetmesi,
2. İşletmenin çalışan verilerini kendi sisteminde işlemesi,
3. Tedarikçi ile işletme arasında ticari ilişki kurulması,
4. Eğitmenin eğitim alan kullanıcılarla kendi sorumluluğunda iletişim kurması.

Bu gibi durumlarda ilgili kişi, talebini doğrudan ilgili veri sorumlusuna da iletmelidir.

17. Anonim Verilerin Kullanımı

Stafflink, kişisel verileri anonim hale getirerek analiz, raporlama, istatistik, ürün geliştirme, pazar araştırması ve performans ölçümü amacıyla kullanabilir.

Anonim hale getirilen veriler artık belirli veya belirlenebilir bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde işlenir.

Örnek anonim veri kullanımları:

1. Hangi sektörlerde daha çok ilan yayınlandığı,
2. Hangi eğitimlerin daha çok izlendiği,
3. Hangi şehirlerde aday yoğunluğu olduğu,
4. Ortalama başvuru oranları,
5. Platform kullanım trendleri,
6. Tedarik modülü kategori performansı,
7. Vardiya modülü kullanım istatistikleri.

18. Erişim Yetkileri ve Güvenlik Önlemleri

Stafflink, saklanan kişisel verilere erişimi görev ve yetki gerekliliğiyle sınırlandırır.

Bu kapsamda:

1. Rol bazlı erişim yetkileri uygulanır,
2. Admin ve personel erişimleri sınırlandırılır,
3. Gereksiz erişimler kapatılır,
4. Hassas veriler mümkün olduğunda maskeleme veya şifreleme ile korunur,
5. Log kayıtları tutulur,
6. Erişimler periyodik olarak gözden geçirilir,
7. Hizmet sağlayıcılarla gizlilik ve veri koruma yükümlülükleri düzenlenir.

19. Yedekler ve Arşivler

Stafflink, sistem güvenliği, iş sürekliliği ve veri kaybının önlenmesi amacıyla yedekleme yapabilir.

Yedeklerde yer alan kişisel veriler, aktif sistemlerden silinmiş olsa dahi teknik nedenlerle yedek imha döngüsüne kadar sınırlı süreyle tutulabilir.

Yedeklerdeki veriler, yalnızca sistem kurtarma, güvenlik ve iş sürekliliği amaçlarıyla kullanılır. Aktif veri işleme amacıyla kullanılmaz.

Yedek imha süreleri teknik altyapıya ve hizmet sağlayıcı politikalarına göre belirlenir.

20. Açık Rızanın Geri Çekilmesi Halinde Saklama

Açık rızaya dayalı veri işleme faaliyetlerinde, ilgili kişi açık rızasını geri çektiğinde, ilgili veri işleme faaliyeti durdurulur.

Ancak:

1. Açık rızanın geri çekilmesinden önce yapılan işlemler hukuka aykırı hale gelmez,
2. Aynı veri başka bir hukuki sebebe dayanarak işlenmeye devam edebilir,
3. Yasal saklama yükümlülüğü varsa veri saklanabilir,
4. Hukuki uyuşmazlık veya savunma hakkı gerektiriyorsa veri saklanabilir.

Örneğin ticari ileti iznini geri çeken kullanıcının ret/çıkış kaydı, tekrar izinsiz ileti gönderilmemesi için ilgili mevzuat kapsamında saklanabilir.

21. Politikanın Güncellenmesi

Stafflink, işbu Veri Saklama ve İmha Politikası’nı mevzuat değişiklikleri, platform özellikleri, veri işleme süreçleri, teknik altyapı, saklama süreleri veya operasyonel ihtiyaçlar doğrultusunda güncelleyebilir.

Güncel metin Stafflink web sitesi, mobil uygulama, kullanıcı paneli veya uygun diğer kanallar üzerinden yayımlanır.

22. Başvuru ve İletişim

Kişisel verilerinizin saklanması, silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin talepleriniz için Stafflink’e başvurabilirsiniz.

E-posta: info@stafflinkapp.com
KEP Adresi: Stafflinkteknoloji@hs06.kep.tr
Posta Adresi: Akdeniz Mahallesi Şehit Fethi Bey Cd. No:55 Kat:9 Heris Tower Alsancak Konak İzmir
Başvuru Formu: https://www.stafflinkapp.com/kvkk-basvuru

Başvurular, KVKK ve ilgili mevzuatta öngörülen süreler içinde değerlendirilir.